Online registratie van alle opleidingen in de “Federal Learning Account”

Van  RUIJTEN Marijne - Legal Advisor (Knowledge), op 2 April 2024

Werkgevers zullen binnenkort zowel de formele als de informele opleidingen van hun werknemers elektronisch moeten registreren via een nieuwe online tool, de “Federal Learning Account”.

---

Met de wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen (de zogenaamde “arbeidsdeal”) werd voorzien in het individueel opleidingsrecht. Hieruit vloeit voort dat elke voltijdse werknemer vanaf 2024 recht heeft op minstens 5 opleidingsdagen per jaar. Daarnaast voorziet de wet in de verplichting om eenmaal per kalenderjaar een opleidingsplan op te stellen voor alle werknemers. Deze verplichtingen gelden voor ondernemingen met minstens 20 werknemers in dienst. Ondernemingen die ten minste 10 en minder dan 20 werknemers tewerkstellen, moeten enkel voorzien in gemiddeld 1 dag opleiding per voltijdse werknemer per jaar zonder dat er een opleidingsplan moet worden opgesteld.

In ondernemingen met minstens 20 werknemers wordt dit individueel opleidingsrecht geconcretiseerd op twee manieren. Ofwel door het sluiten van een sectorale CAO (uiterlijk neergelegd op 30.09.2023) ofwel door het toekennen van opleidingsdagen via de individuele opleidingsrekening. Deze individuele opleidingsrekening wordt door de werkgever voor elke werknemer bijgehouden in zijn persoonlijk dossier. Dit kan zowel onder papieren vorm als onder elektronische vorm. Zodra een werknemer een opleiding volgt, moeten de gevolgde opleidingsdagen zo snel mogelijk worden geregistreerd. 

De regering wilt hier nu op voortbouwen door een digitale applicatie in het leven te roepen, namelijk de “Federal Learning Account” (FLA). Dit is een databank met alle gegevens die relevant zijn voor het inventariseren en beheren van het individuele opleidingsrecht.

1. Doel van de Federal Learning Account

Het is belangrijk dat werknemers een leven lang vaardigheden kunnen verwerven en verbeteren zodat de vaardighedenkloof wordt verkleind. Nieuwe vaardigheden bieden immers meer mogelijkheden. Werknemers kunnen zo langer ingezet worden op een snel veranderende arbeidsmarkt en daarnaast kunnen ze ook verschillende of meerdere functies uitvoeren bij dezelfde werkgever. Niet enkel het creëren van opleidingsmomenten is hierbij van belang, maar ook het (online) registreren van de gevolgde opleidingen. Zo wordt het volgen van opleidingen en het beheren van opleidingsrechten eenvoudiger en transparanter. De regering wilt dit mogelijk maken door het creëren van een digitale databank die de individuele opleidingsrekening weergeeft voor elke werknemer die de Belgische arbeidsmarkt betreedt.

2. Welke gegevens worden geregistreerd in de Federal Learning Account?

Naast een aantal identificatiegegevens van de werknemer, zullen volgende gegevens in de Federal Learning Account worden vermeld:

• Het totaal aantal opleidingsdagen waarop een werknemer recht heeft in een bepaald jaar (bestaande uit zowel het individueel opleidingsrecht als uit eventuele sectorale opleidingsrechten krachtens een sectorale cao);
  • De werkgever moet dit individueel opleidingsrecht voor elke werknemer vermelden. Als dit niet gebeurd is, zal Sigedis in december 2024 eenmalig de rechten voor 2024 zelf aanvullen. Daarna zal dit jaarlijks op 1 januari gebeuren voor het komende jaar. 
• Het aantal gevolgde opleidingsdagen en de opleidingen die werden gevolgd;
• Het openstaande opleidingskrediet.

De wet vermeldt zowel formele als informele opleidingen die betrekking hebben op het werk of de functie zelf.

De werkgever (of zijn gemandateerde) krijgt dus een extra administratieve verplichting opgelegd. De gevolgde opleiding, de bijhorende basiskenmerken van de opleiding (zoals begin, einde, aard, resultaat en eventueel de financiering ervan) en het aantal verbonden opleidingsdagen moeten namelijk ieder kalenderkwartaal en ten laatste binnen één maand na afloop van het kwartaal, worden geregistreerd.

Werkgevers beschikken daarnaast over een termijn van 6 maanden vanaf de lancering van de officiële versie van de FLA om alle gegevens te registreren voor de werknemers die reeds in dienst zijn.

De geregistreerde werknemer zal elektronisch toegang hebben tot de FLA via www.mycareer.be.

3. Wie moet de gegevens registreren in de Federal Learning Account?

Het registreren van de gevolgde opleidingen zal verplicht worden voor alle werkgevers die onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 vallen, zelfs wanneer er geen individueel opleidingsrecht is voor de werknemers. Deze wet is in principe enkel van toepassing op werkgevers uit de private sector en dus niet op werkgevers uit de openbare sector. Hier bestaan echter wel een aantal uitzonderingen op. 

4. Controle en toegang

Naast de werknemer en de werkgever zelf, zullen nog een aantal actoren toegang krijgen tot de geregistreerde gegevens in de Federal Learning Account.

Actoren belast met een taak van algemeen belang op het gebied de beroepsopleiding zullen toegang krijgen tot de gegevens zodat zij hun dienstverlening kunnen verwezenlijken. Denk hierbij aan IFAPME, VDAB, Forem, ACTIRIS…

Daarnaast wordt toegang verleend aan personen of entiteiten die de gegevens nodig hebben voor het verrichten van wetenschappelijk of statistisch onderzoek op voorwaarde dat deze gegevens noodzakelijk zijn om hun onderzoek uit te voeren.

Tot slot zal de overheid toegang krijgen tot de online toepassing. De sociaal inspecteurs zullen zo kunnen toezien op de naleving van deze reglementering. Zij zullen daarnaast ook beschikken over een aantal bevoegdheden uit het Sociaal Strafwetboek om controles mogelijk te maken. Om toezicht uit te oefenen op de sectorale opleidingsrechten, wordt ook toegang verleend aan de sectorale opleidingsfondsen en de fondsen voor bestaanszekerheid.

Werkgevers die hun registratieverplichtingen niet nakomen, kunnen op een “naming and shaming” lijst worden geplaatst. Zij krijgen 30 dagen de tijd om zich in regel te stellen en worden in dat geval van de lijst geschrapt. De lijst zal online gepubliceerd worden op de website van de FOD WASO. Eenmaal per kwartaal wordt deze lijst ook overgemaakt aan de NAR en de paritaire (sub)comités om eventuele tekortkomingen van werkgevers te bespreken en te remediëren.

5. Inwerkingtreding

Deze regelgeving zal in werking treden op 1 april 2024. Op deze datum zal een eerste versie van de FLA beschikbaar zijn, alsook alle informatie over het gebruik van de applicatie. Gedurende de maanden april en mei hebben werkgevers nog geen verplichtingen. Aangezien de applicatie waarschijnlijk nog een aantal kinderziektes zal bevatten, raden we aan om gedurende deze periode enkel kennis te maken met het systeem maar voorlopig nog geen gegevens te registreren. 

Vanaf 1 juni 2024 zal de officiële versie van de FLA in productie geplaatst worden. Vanaf deze datum begint de termijn van 6 maanden te lopen om alle gegevens met betrekking tot de gevolgde opleidingen van 1 januari 2024 tot en met 30 september 2024 te registreren voor werknemers die reeds in dienst zijn. Uiterlijk 30 november 2024 moeten deze gegevens dus geregistreerd worden. Het vierde kwartaal van 2024 (van 1 oktober tot en met 31 december) moet uiterlijk 31 januari 2025 geregistreerd worden.